Automatización de la agenda de un Club Toastmasters utilizando Google Sheets
Automatización de la agenda de un Club Toastmasters
Desde hace varios años soy miembro de Toastmasters Internacional, participando activamente en un club en la Ciudad de Monterrey. Entre las posiciones de liderazgo que he desarrollado, están varias del comité ejecutivo del Club y también a nivel del Distrito, siendo éstas Director de Área y Director de División.
Buscando facilitar tareas tediosas y repetitivas, por ejemplo elaborar la agenda de las sesiones, y como apoyo a mi club, he estado trabajando en una hoja de cálculo en Google Sheets para tener una suerte de automatización para generar la agenda de cada sesión.
Por facilidad, seleccioné Google Sheets como herramienta. Sin entrar en tanto detalle, algunas de las ventajas que tiene son:
- Acceso en línea a través de Drive de Google
- Se pueden acceder tanto de forma anónima como a través de cuentas nombradas mediante un control de permisos
- Se puede aumentar la funcionalidad usando Google App Script
- La licencia gratis tiene todos estos beneficios
- Fácil adopción entre las personas que ya saben usar hojas de cálculo
Si bien, la decisión principalmente fue el costo-beneficio, ésta agenda automatizada bien podría realizarse usando otras herramientas y tecnologías, incluso hay varias opciones gratis que pueden hacerlo, pero en mi caso, también buscaba personalización que no era posible con esas herramientas.
Funcionalidad actual
La funcionalidad de la agenda automatizada ha ido evolucionando a lo largo de un par de años e incontables sesiones, lo que ha ayudado a probar y refinar la solución y, aunque quizás sea muy específica para el club donde la utilizo, creo que en su mayoría aplica a cualquier club que quiera utilizarla.
A la fecha de ésta publicación, la agenda automatizada cuenta con la siguiente funcionalidad principal:
- Registrar Comité Ejecutivo
- Registrar asistentes (socios e invitados)
- Identificar invitados recurrentes
- Registrar funcionarios (todas las funciones típicas)
- Registrar discursos preparados
- Registrar la palabra del día y frase de la semana
- Estimación de la duración de la sesión
- Generación de la agenda de la sesión usando una plantilla predefinida
- Generación de minutas de la sesión
- Consultar el avance de los socios
- Seguimiento a la membresía y sus participaciones
- Consultar los trayectos de Pathways
- Consultar los Proyectos y hojas de evaluación
Prácticamente todos los textos están en Español, pero en ocasiones mi subconsciente me traiciona y pudiéramos encontrar algún texto en Inglés.
Organización de las publicaciones
Al ser muchas las opciones que cubre la agenda automatizada, las estaré describiendo en una serie de publicaciones que estarán organizadas (en la medida de lo posible) de la siguiente forma.
Actividades antes de la sesión
- Configurar archivo
- Compartir invitaciones
- Registrar asistentes confirmados
- Registrar funcionarios
- Registrar Oradores, Proyectos y Evaluadores
- Seleccionar palabra de día y frase de la semana
- Crear y distribuir agenda
Actividades durante la sesión
- Confirmar asistencia
- Cambios de último minuto
- Registrar participaciones de tópicos
Actividades después de la sesión
- Crear minuta de la sesión
- Analizar invitados
- Limpiar archivo
Configuración general
- Registrar Comité Ejecutivo
- Registrar socios
En cada publicación estaré describiendo cada uno de los pasos arriba mencionados, así como su relación con la funcionalidad actual.
¿Tienes sugerencias para mejorar?
Si al leer los artículos se te ocurren nuevas formas de mejorar la agenda automatizada que muestro, házmelo saber. Siempre estoy en busca de como mejorar y facilitar más las tareas de administración de un Club de Toastmasters.
Si te interesa probar esta agenda automatizada en tu propio club, mándame un mensaje y te comparto el documento.
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